Beschreiben Sie zuerst die Aufgabe
Schreiben Sie die wichtigsten Tätigkeiten der Rolle auf. Was wird regelmäßig bearbeitet? Mit wem arbeitet die Person zusammen? Welche Entscheidungen darf sie treffen? Eine Aufgabenbeschreibung ist aussagekräftiger als eine Sammlung von Eigenschaften wie flexibel, motiviert oder belastbar.
Trennen Sie notwendige Kenntnisse von Wünschen
Gehen Sie die Anforderungen einzeln durch. Kann die Person ihre zentrale Aufgabe auch ohne diese Fähigkeit verlässlich erfüllen? Falls nicht, gehört die Fähigkeit zu den notwendigen Voraussetzungen. Bei allen anderen Punkten lohnt sich die Frage, ob Erfahrung aus einem ähnlichen Umfeld oder eine Einarbeitung ausreichen kann.
Ein konkretes Beispiel
Für eine kaufmännische Rolle ist „mehrjährige Erfahrung mit allen gängigen Office-Anwendungen“ wenig aussagekräftig. Konkreter wird es mit den Aufgaben: „Bearbeitet eingehende Bestellungen, dokumentiert Vorgänge im eingesetzten System und stimmt Rückfragen mit Vertrieb und Logistik ab.“ Jetzt können Sie festlegen, welche Kenntnisse dafür zum Einstieg gebraucht werden.
Machen Sie die Rahmenbedingungen sichtbar
Arbeitsort, Arbeitszeiten, Teamstruktur, Verantwortungsbereich und Einarbeitung beeinflussen die Passung ebenso wie fachliche Kenntnisse. Halten Sie fest, welche Bedingungen bereits entschieden sind und wo Gestaltungsspielraum besteht.
Prüfen Sie das Profil gemeinsam
Lassen Sie die Personen mitlesen, die später mit der neuen Fachkraft zusammenarbeiten. Sind die Aufgaben vollständig? Gibt es widersprüchliche Erwartungen? Ein gemeinsames Verständnis erleichtert die nächsten Schritte in der Suche.
Vermeiden Sie widersprüchliche Erwartungen
Wenn eine Person vom ersten Tag an allein Verantwortung übernehmen soll, braucht sie andere Voraussetzungen als jemand, der über mehrere Monate eingearbeitet wird. Prüfen Sie deshalb, ob Aufgaben, Erfahrungsniveau, Gehaltsrahmen und verfügbare Unterstützung zusammenpassen. Lässt sich ein Wunsch nicht mit den Bedingungen vereinbaren, gehört diese Frage vor dem Start der Suche geklärt.
Beispiel
Beispiel: Anforderungen für eine kaufmännische Rolle einordnen
| Aufgabe | Zum Einstieg erforderlich | Kann eingearbeitet werden |
|---|---|---|
| Bestellungen bearbeiten | Vorgänge sorgfältig erfassen und Rückfragen klären | Das konkret eingesetzte Warenwirtschaftssystem |
| Liefertermine abstimmen | Verbindlich mit mehreren Beteiligten kommunizieren | Interne Zuständigkeiten und Eskalationswege |
| Auswertungen vorbereiten | Tabellen nachvollziehbar pflegen und Daten prüfen | Das unternehmenseigene Berichtsschema |
Ihr Suchprofil auf einer Seite
- Wofür wird die neue Person gebraucht? Beschreiben Sie die Aufgabe in einem Satz.
- Welche drei Ergebnisse sollen nach der Einarbeitung verlässlich erreicht werden?
- Welche Kenntnisse sind dafür notwendig?
- Was kann eine erfahrene Kollegin oder ein Kollege vermitteln?
- Welche Rahmenbedingungen stehen fest, welche sind verhandelbar?
Checkliste
- Drei bis fünf zentrale Aufgaben sind konkret beschrieben.
- Notwendige Kenntnisse sind von Wünschen getrennt.
- Verantwortung und Schnittstellen sind verständlich.
- Arbeitsort, Arbeitszeiten und Einarbeitung sind eingeordnet.
- Offene Fragen und Gestaltungsspielräume sind benannt.
